由于許多原因，最后一分鐘的活動(dòng)計(jì)劃不是一個(gè)好主意。

*很難找到比賽場地。

*客戶的首選場地可能已被預(yù)訂。

*客戶最終將為酒店、度假村和機(jī)票支付更多費(fèi)用。

*計(jì)劃在最后一分鐘增加錯(cuò)誤的可能性。

*在匆忙的計(jì)劃中，重要的細(xì)節(jié)可能會(huì)被忽略。

*最后一分鐘的活動(dòng)計(jì)劃和它的孿生變化帶來的壓力，使得活動(dòng)計(jì)劃成為壓力最大的職業(yè)之一。

試圖教育客戶為什么他們應(yīng)該用多的提前時(shí)間來計(jì)劃活動(dòng)，但沒有奏效。(我寫了很多博客文章來說服企業(yè)改變他們的方法——我不是唯一一個(gè)這樣做的人。)

顯然，沒有人在聽。因此，為了保持自己的健康和理智，事件行業(yè)專業(yè)人士需要嘗試一種不同的方法。

主動(dòng)接觸老客戶

這可能會(huì)鼓勵(lì)提前預(yù)訂。

說“不”。

如果它對你的健康造成損害，擾亂你的家庭生活，那么世界上所有的錢都是不值得的。

管理期望并設(shè)定界限

這是一個(gè)需要經(jīng)常傳達(dá)的信息。靈活并提供出色的客戶服務(wù)很重要，但必須有界限。

這是很重要的。我不記得是誰說的，但這是一個(gè)很好的建議:“你缺乏計(jì)劃并不構(gòu)成我的緊急情況。”

如果客戶把預(yù)訂留到最后一分鐘，這并不意味著你應(yīng)該為了完成不可能完成的任務(wù)而通宵達(dá)旦、每個(gè)周末都加班。這與該行業(yè)目前的做法背道而馳。它的目的是鼓勵(lì)活動(dòng)策劃者仔細(xì)考慮他們接受哪些任務(wù)，以及他們跳過哪些任務(wù)。

確定什么是現(xiàn)實(shí)的

公司內(nèi)部的活動(dòng)策劃者通常沒有說不的選擇。作為一個(gè)內(nèi)部計(jì)劃者，這一切都是關(guān)于妥協(xié)的。確定什么是現(xiàn)實(shí)。回顧客戶的期望，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)坦誠地說出哪些是可能的，哪些是不可能的。盡你所能達(dá)成一個(gè)可行的、更易于管理的協(xié)議。

作為一個(gè)外部計(jì)劃者，這可能意味著你失去了生意。失去生意和犧牲健康哪個(gè)更好?

明確需要完成的任務(wù)，確定共同責(zé)任。我不能把這歸功于我。Alan Weiss提出了這個(gè)概念。我的妙招是，面對最后一分鐘的預(yù)訂，永遠(yuǎn)不要害怕將耗時(shí)的任務(wù)反向委托。

為從供應(yīng)商請求到餐飲的所有活動(dòng)策劃方面創(chuàng)建模板

與客戶一起快速填空。

整理額外的資源并向客戶收取相應(yīng)的費(fèi)用

如果你需要額外的幫助，就說出來。讓客戶知道這樣做的成本。如果他們不想付錢，那就繼續(xù)吧。

收取額外的費(fèi)用

計(jì)劃最后一分鐘的活動(dòng)應(yīng)該被認(rèn)為是一項(xiàng)高級(jí)服務(wù)。無論你的保費(fèi)是5%還是10%，它都傳達(dá)了你的價(jià)值，并可能鼓勵(lì)客戶提前預(yù)訂。

確保你提前拿到工資

一些客戶在最后一刻才預(yù)訂，然后表示他們要等到活動(dòng)結(jié)束后很久才能付款。在這種情況下，你是在陷害自己。我已經(jīng)讓同事接受了最后一刻的預(yù)訂，并同意延期付款。他們費(fèi)盡周折，竭盡全力工作，結(jié)果卻沒有拿到工資，或者拿到的工資沒有低于雙方商定的數(shù)額。在最后一分鐘匆忙計(jì)劃一項(xiàng)活動(dòng)，增加了客戶不滿意的可能性。他們可能會(huì)降低利率或延遲付款。

增加停機(jī)時(shí)間，以便在事件發(fā)生后重新充電

匆忙計(jì)劃最后一分鐘的活動(dòng)是有壓力的。因此，對于活動(dòng)策劃者來說，在他們的日程安排中安排恢復(fù)時(shí)間是很重要的。找出適合你的策略，并定期應(yīng)用。

心態(tài)的徹底改變

在一個(gè)重視服務(wù)的行業(yè)里，這是一個(gè)激進(jìn)的想法。然而，活動(dòng)策劃者的壓力和精力枯竭已經(jīng)到了危機(jī)的程度。徹底的手術(shù)和心態(tài)的改變是必要的。

斯蒂芬·柯維(Stephen Covey)和菲爾·麥格勞(Phil McGraw)博士都曾說過，我們用我們所能容忍的來對待別人。由于無法設(shè)定界限，虐待行為將繼續(xù)存在，事件協(xié)調(diào)員將繼續(xù)與應(yīng)征人員和消防員一起，年復(fù)一年地進(jìn)入壓力最大的職業(yè)名單。我們可以繼續(xù)努力，或者有勇氣與客戶合作，做出必要的改變，以確保活動(dòng)和會(huì)議策劃者的健康和福利。想了解更多各行業(yè)展商名錄與資料,登錄198代收展會(huì)資料網(wǎng)【www.zg198.net】進(jìn)行在線查詢下載，更多展會(huì)資料、展會(huì)名片、展會(huì)會(huì)刊等你來查看！